Em meio a um mundo onde as coisas acontecem de forma cada vez mais rápidas, dominar o tempo para conseguir desenvolver e executar as ideias e projetos presentes em nossa mente de forma eficaz e assertiva tem se tornado um grande desafio.
Conceito de “Gestão do tempo”:
A execução eficiente de atividades importantes – aquelas que agregam valor – e a redução de urgências e desperdício de tempo tornam-se extremamente necessários em um contexto corporativo, onde procuramos exceder às expectativas de nosso time, gestores, clientes e sendo assim, focando em objetivo comum.
A Diferença entre Urgência, Importância e Circunstância:
Importância: Todas as atividades que possuem e trazem resultados positivos e melhor qualidade de vida de curto a longo prazo.
Urgência: Abrange atividades que devem ser realizadas em um tempo curto e apresentam maior pressão sobre o indivíduo.
Circunstancial: Cobre as tarefas menos relevantes e triviais.
Um indicador de que as atividades estão em equilíbrio, é quando a esfera da importância possui proporção maior do que a de urgência e de circunstância, ao exemplo da imagem:
Independente da classificação, o caminho para uma execução efetiva das atividades envolve priorizar, organizar, planejar e controlar de forma proativa as demandas do cotidiano. Para isso, utiliza-se um conjunto de estratégias que envolvem MÉTODOS e DISCIPLINA e devem fazer parte de sua rotina através de hábitos, sendo estes:
- Observação do uso do tempo e os maiores desperdiçadores;
- O planejamento e registro dos compromissos e das tarefas;
- O monitoramento diário e avaliação semanal das atividades.
Sendo assim, faz-se necessário o acompanhamento constante de suas tarefas, prioridades e prazos ao fim de cada semana/mês/ano, visto que não é algo que podemos realizar de forma esporádica.
E como alcançar estes objetivos?
Para o mestre Stephen Covey, entende-se que encontramos este caminho através do comportamento adequado baseado em quatro pilares:
- Atitude consciente,
- Disciplina,
- Integridade e
- Foco nos objetivos.
Como desenvolver o Senso de Urgência de forma correta?
Primeiramente, é necessário identificar e eliminar as minúcias que ocasionam a perda de tempo, sem resultado de nenhuma espécie.
Recomenda-se que, frente a cada tarefa, você simule a situação de não realizar tal atividade e se pergunte qual impacto teria caso esta não fosse feita.
Se a resposta for que não haveria nenhum prejuízo, então sabemos que é hora de eliminar tal tarefa de sua lista de prioridades.
Como implementar a Gestão do Tempo e Senso de Urgência dentro do meu dia a dia?
Existem duas maneiras:
Alavancagem do Tempo: consiste na estratégia de utilizar o tempo de forma inteligente, em busca dos objetivos mais importantes, certificando-se que está aplicando o tempo nos lugares certos, através de uma auditoria básica:
Gerenciamento do Tempo: corresponde aos processos e ferramentas utilizados para alavancar o tempo como agendas, check lists, planilhas, delegações e outros sistemas que permitem a otimização deste elemento e devem ser analisados de forma periódica.
Conclusão
É importante ter claro que toda programação deve acontecer com espaços para manobras, ou seja, aquilo que foge do planejado, os imprevistos. Todo processo é passível de erros, e deve-se encarar isso com paciência e preparo – é por isso que existe o planejamento, para estruturar um novo rumo caso algum ponto falhe. Desta forma, não se deve planejar 100% de seu tempo, mas em média, 70% dele.
Vale lembrar também que para colocar todo esse conhecimento em prática em nossa rotina, não é necessário – e nem saudável – atuar sob pressão! Estamos falando de premissas estratégicas cujo papel é trazer satisfação e qualidade tanto de vida quanto de trabalho.
